La gestion des lits… comme un jeu d’échec

25 février 2020

Elles sont connues comme le loup blanc dans les couloirs de la clinique qu’elles arpentent toute la journée. Et pour cause ! Alexandra Takaniko et Emmy Bérengué forment le binôme incontournable, et indispensable, de la gestion des flux.

A elles deux, elles gèrent 198 lits !
« Nous sommes le poteau central entre l’administration et les services médicaux de la clinique », sourient Alexandra Takaniko et Emmy Bérengué. Leur service, la gestion des flux, consiste à avoir une vision globale des lits de l’ensemble de la clinique (hors l’ambulatoire, la maternité et les urgences), afin de gérer au plus près les hospitalisations des patients. Leur binôme a été formé en juin dernier. Alexandra est ancienne commerciale de CAN’L, et Emmy est une assistante de direction aguerrie, « son dada ». Elle partage d’ailleurs son temps entre la gestion des flux et l’assistanat des cinq cadres de santé.
Aussi différentes que complémentaires, Alexandra et Emmy cachent sous leur sourire et leur dynamisme, une douce fermeté… sans faille. « Nous sommes en contact avec l’administration, les médecins, les équipes soignantes et les établissements extérieurs. C’est à nous de trouver les bons mots pour instaurer une communication fluide qui permette de trouver des solutions à tout, ou presque. Nous nous devons d’être diplomate tout en étant ferme sur nos souhaits. »
Alexandra et Emmy sont également le premier lien avec les patients. « Nous préparons leur entrée, les appelons pour confirmer leur convocation, leur donnons les détails utiles avant d’arriver… et les rassurons », racontent-elles.
Un défi au quotidien !

La journée commence donc la veille avec l’analyse du « listing de bloc », les opérations prévues le lendemain. En fonction, Alexandra et Emmy vont dispatcher les patients dans les services correspondant à leurs pathologies. « Il faut savoir placer intelligemment chacun d’eux, en fonction de leur sexe, de leur âge, de leur pathologie, etc., à l’image d’un jeu d’échec », sourit Emmy.
Mais la planification du bloc peut être modifiée par les cadres du bloc en fonction des urgences de la journée, des arrivées des dispensaires, des cabinets libéraux, et plus largement de tous les établissements de santé. Géré sur le logiciel Time Wise, le planning est ainsi remis à jour constamment en fonction des flux. « Grâce à cela, nous savons qui entre et qui sort de la clinique. Cela nous permet de connaître les lits disponibles à tout instant. » Inutile de dire que la gestion des flux relève parfois du défi, « surtout quand aucun lit n’est disponible», sourit
le binôme.